Gmailの設定

Zoho CRMでPOP3の設定をすると、顧客とやり取りしたメールをGoogle AppsとZoho CRM間で同期できます。Zoho CRMで、Google Appsのメール設定を行う際、利用するメールアドレスとパスワードの設定を行ってください。メール設定が完了すると、見込み客や連絡先のページから、やり取りしたメールを閲覧できます。

特長

• 顧客情報とメールのやり取りをZoho CRM内に集約できます
• 顧客とやり取りしたメールを、Zoho CRMのデータ（見込み客、連絡先、商談）と関連付けられます。
• Zoho CRM内に取り込んだメールは、他のユーザーと共有することも可能です。
• Zoho CRMとGmail（Google AppsG）から同時にメールの送受信を行えます。

主な機能

• Zoho CRMにメールタブを追加できます
• Zoho CRMの画面からメールを送受信できます
• 同僚と顧客メールを共有できます
• メールの履歴（スレッド）をツリー形式で表示できます
• Google Appsから送受信したメールをZoho CRMと連携させられます。

利用制限

当機能を利用するには、ユーザーのZoho メールオプション（料金：4,320円/ユーザー/年)が有効になっている必要があります。

1.Zoho CRMとGmailを連携させる

• ユーザーの機能
• 管理者の機能
  
  

Google Appsのユーザーの設定：

IT管理者がユーザーのZoho メールオプションを有効化した後、ユーザーの側でメール設定を行う必要があります。

• ステップ1：Zoho CRMのアカウントでGmailを設定してください
• ステップ2：Zoho メールオプション設定を行なってください

ステップ1：Zoho CRMのアカウントでGmailを設定するには、以下の手順をおこなってください：

1. Google Appsにサインインしてください。
2. Google Apps ダッシュボードで、いずれかのGoogleのサービスを選択してください。
3. Googleのメニュー（ユニバーサルナビゲーション）からZoho CRMを選択してください。
   
4. Zoho CRMの画面で、設定 > Apps & オプション > Google Apps > メールをクリックしてください。
5. Gmailの設定ページで、Google Appsのパスワードを入力してください。
6. 設定をクリックしてください。
   Zoho CRMに、Gmailのアカウントが設定されます。これで、見込み客や連絡先にGmailアカウントからメールを送信できます。
   
   

メールオプションの設定

Zoho メールオプションを設定する際に、顧客メールを他のユーザーと共有(公開)するか、Zoho CRMアカウントで個人用(非公開)にするか選択できます。

ステップ2：メールの公開/非公開を設定するには

メールを非公開にするには、以下の手順を行ってください：

1. Google Appsにサインインしてください。
2. Google Apps ダッシュボードで、いずれかのGoogleのサービスを選択してください。
3. Googleのメニュー（ユニバーサルナビゲーション）からZoho CRMを選択してください。
   
4. Zoho CRMの画面で、設定 > Apps & オプション > Zohoサービス > Zoho メールをクリックしてください。
5. Zoho メールオプションのページで、メールを共有しないという選択肢を選んでください。
6. Zoho CRM内で設定するメールアカウントを選択してください。
7. 保存をクリックしてください。

メールを公開するには、以下の手順を行なってください：

1. Google Appsにサインインしてください。
2. Google Apps ダッシュボードで、いずれかのGoogleのサービスを選択してください。
3. Googleのメニュー（ユニバーサルナビゲーション）からZoho CRMを選択してください。
4. Zoho CRMの画面で、設定 > Apps & オプション > Zohoサービス > Zoho メールをクリックしてください。
5. Zoho メールオプションのページで、以下を行います：
   1. 共有メールのオプションを選択します。
   2. Zoho CRM内で設定するメールアカウントを選択してください。
   3. Google Appsのパスワードを入力してください。
      
6. 保存をクリックしてください。

管理者の設定

Zoho メールオプションを設定する際、Google Appsのドメイン管理者が行う操作は以下のとおりです：

• ステップ1：Zoho メールオプションの購入
• ステップ2：ユーザーのZoho メールオプションを有効化する
• ステップ3：ユーザーの権限設定でメールタブを有効化する
• ステップ4：タブ設定でメールタブを表示する
• ステップ5：見込み客、連絡先、商談の詳細ページでメールの一覧を表示する
  

ステップ1：Zoho メールオプションを購入するには、以下の手順を行なってください：

1. Google Appsにサインインしてください。
2. Google Apps ダッシュボードで、いずれかのGoogleのサービスを選択してください。
3. Googleのメニュー（ユニバーサルナビゲーション）からZoho CRMを選択してください。
4. Zoho CRMの画面で、プランの変更をクリックしてください。
5. ライセンスの管理ページで、ライセンスの管理をクリックしてください。
   
6. 購入ページで、追加するZoho メールユーザー数 ($ 3 /ユーザー/月)をクリックしてください。
   
7. 完了をクリックしてください。
8. クレジットカード情報のページで、決済処理を行なってください。
   決済が完了すると、ユーザーのZoho メールオプションを有効化できます。

ステップ2：ユーザーのZoho メールオプションを有効化するには、以下の手順を行なってください：

1. Zoho CRMにGoogle Appsの管理者ユーザーのアカウントでサインインしてください。
2. Google Apps ダッシュボードで、いずれかのGoogleのサービスを選択してください。
3. Googleのメニュー（ユニバーサルナビゲーション）からZoho CRMを選択してください。
4. Zoho CRMの画面で、設定> ライセンス > ユーザーの有効化をクリックしてください。
5. ユーザーの有効化ページで、編集をクリックしてください。次に、必要なユーザーに対してZoho メールのチェックを入れてください。
6. 保存をクリックしてください。

ステップ3：ユーザーの権限設定でメールタブを有効化するには、以下の手順を行なってください：

1. Zoho CRMにGoogle Appsの管理者ユーザーのアカウントでサインインしてください。
2. Google Apps ダッシュボードで、いずれかのGoogleのサービスを選択してください。
3. Googleのメニュー（ユニバーサルナビゲーション）からZoho CRMを選択してください。
4. Zoho CRMの画面で、設定 > ユーザーと権限 > 権限設定をクリックしてください。
5. 権限設定のページで、権限を編集してください(例：標準、管理者)。
6. タブレベルの権限ページで、表示中のタブという列の中からメールという項目にチェックをいれてください。
7. 保存をクリックしてください。

以下の表では、ユーザーに対してメールタブを有効にした場合の説明をしています：

ステップ4：タブ設定でメールタブを表示するには、以下の手順を行なってください：

1. Zoho CRMにGoogle Appsの管理者ユーザーのアカウントでサインインしてください。
2. Google Apps ダッシュボードで、いずれかのGoogleのサービスを選択してください。
3. Googleのメニュー（ユニバーサルナビゲーション）からZoho CRMを選択してください。
4. Zoho CRMの画面で設定 > カスタマイズ > タブ > タブの並べ替えをクリックしてください。
   
   
   
5. タブの並べ替えページで、メールという項目を選択したタブリストに追加してください。
6. 保存をクリックしてください。

ステップ5：見込み客、連絡先、商談の詳細ページでメールの一覧を表示するには、以下の点順を行ってください：

1. Zoho CRMにGoogle Appsの管理者ユーザーのアカウントでサインインしてください。
2. Google Apps ダッシュボードで、いずれかのGoogleのサービスを選択してください。
3. Googleのメニュー（ユニバーサルナビゲーション）からZoho CRMを選択してください。
4. Zoho CRMの画面で、設定 > カスタマイズ > レイアウト > リードをクリックしてください。
5. 見込み客：表示項目のページで、メールという項目が見込み客情報に含まれるようにしてください。
6. 保存をクリックしてください。
   連絡先と商談のページについても、同様の手順を行なってください。
   

メモ：

Zoho メールオプションが有効にされていないとユーザーは以下の操作を行えません：

• Zoho メールオプションの設定
• GmailとZoho CRMの連携
• Zoho CRM内でのメールタブ閲覧
• 見込み客/連絡先ページでのメール共有（ドロップダウンリストから、メールを送信したユーザーを選択できます）
• Zoho CRM内でのGmail閲覧（また、その逆）
• 返信および全員に返信のオプションの表示
  
  
  

2.連絡先へメールを送信する

見込み客、連絡先または商談のタブからメールを送信する

1. 見込み客/連絡先/商談タブをクリックしてください。
2. 各タブのトップページで、特定のデータを選択してください。
3. データ詳細ページで、関連リストのメール欄へ移動し、メール送信をクリックしてください。
4. メール送信のポップアップ画面で、件名や本文を記入してください（Zoho ドキュメント/Google ドキュメントからの添付や、Cc/BCCの追加も行えます）。
5. 送信をクリックしてください。
   送信したメールは、関連リストのメール欄に記録されます。また、Gmailの送信済みメールにも保存されます。

メールタブからメールを送信する

1. メール > メールの作成をクリックしてください。

他は、通常のメール処理と同じです。メールの作成画面は、他のメールエディターと同様に、編集やフォーマットの機能を備えています。「送信トレイ」を設定している場合、メールは一旦送信トレイに保存され、設定時間（例：5分）が経過した後に送信されます。

Gmailからメールを送信する

簡単な設定により、Gmailのアカウントから送信したメールを、Zoho CRM内で送信済みメールとして表示できます。 この機能を利用するには、以下の手順に従ってGmailのPOPアカウントのフィルター設定を行なってください：

1. Zoho メールにサインインしてください。
2. 設定 > 個人設定 > フィルタをクリックしてください。
3. フィルターの追加をクリックしてください。
   
4. フィルターのページで、以下の手順を行なってください：
   1. フィルターの追加をクリックし、フィルター名を入力してください。
   2. 差出人が自分のGmailアカウントのアドレス(...@gmail.com)となるよう設定してください。
      
      
      
   3. フォルダーに移動のオプションで、送信済みメールを選択して下さい。
   4. 保存をクリックしてください。
5. フィルターを選択しフィルターの実行をクリックしてください。

3.連絡先からメールを受信する

顧客からのメールをGmailのアカウントで受信したとき、自動的にZoho CRMに取り込めます。Zoho CRMに取り込んだメールは、関連する見込み客/連絡先/商談ページのメール欄に表示されます。この時、商談ページのメール欄には、商談と関連する連絡先からのメールが一覧表示されます。

メモ：

• Zoho メールオプションの設定で「メールを共有する」というオプションを選択した場合、各見込み客、連絡先、商談のデータも共有する必要があります。
• Zoho メールオプションの設定で「メールを共有しない」というオプションを選択した場合でも、他の人が共有したメールを閲覧できます。
• Google Appsのパスワードを変更した時は、Zoho CRMの「Gmailの設定」画面でも同様の変更を行ってください。変更がされないと、見込み客/連絡先/商談ページからメールを閲覧できなくなります。
• 見込み客や連絡先にメールアドレスが登録されていない場合、各ページのメール欄には何も表示されません。
• また、見込み客や連絡先のメールアドレスを変更した場合、変更後のアドレスに関連したメールのみが一覧表示されます。変更前のアドレスに関連したメールは、Zoho CRM内で表示されなくなります。一方、Gmailアカウント内では、これらのメールを閲覧できます。
• Zoho メールオプションで設定したメールアカウントを変更した場合、変更前のアカウントで受け取っていたメールは表示されなくなります。一方GGoogle Appsアカウント内ではこれらのメールを閲覧できます。
• 無効化されたユーザーに対するメールは、リード、連絡先または商談のページでは表示されません。ただし、Google Appsで利用している個人のGmailアカウントでは、これらのメールを閲覧できます。