Zoho Mailアカウントを設定する次のステップは、Zoho CRMでZoho Mailオプションを設定することです。 これは、Zoho CRMで追加のメール機能を有効化する重要なステップです。 Zoho Mailオプションを設定すると、Zoho CRMアカウント(非公開)で顧客固有メールを保持するか、アカウント(公開)内で他のユーザーと共有することができます。
ユーザーのZoho メールオプションを有効化する
- 設定 > ライセンス > ユーザーの有効化のページを開いてください。
- ユーザーの有効化のページで、編集をクリックして、必要なユーザーに対してZoho メールオプションのチェックボックスを有効化してください。
- 保存をクリックしてください。
注意：
Zoho メールオプションが無効のとき、ユーザーは次の操作ができません。
- Zoho メールオプションの設定
- Zoho メールからZoho CRMへのメールの取得
- メールタブの表示
- 共有したメールの表示、およびユーザーの選択リストの表示
- Zoho メールから送受信されたメールの表示。
- 返信および全員に返信のオプションの表示
ユーザー機能
管理者が各ユーザーZoho Mailオプションを設定し、有効にしたら、メールアカウントを設定し、メールアカウントに対してPOPサービスを設定する必要があります。
注意：
メールアドレスが@zoho.comを含んでいるか、Zoho Mail Suiteでホスティングされたメールアドレスの場合は、Zoho MailでPOPアカウントを設定する必要はありません。
Zoho Mailオプションのページから、直接メールボックスを選択できます。
Zoho Mailアカウント(POP)の設定
- Zoho CRMにサインインしてください。
- Zoho Mail（http://mail.zoho.com） を開いてください。
- 設定 > メールタブ > メールアカウント を開いてください。
- POPアカウントの追加をクリックしてください。
- ポップアップが表示されます。メールアドレス、受信サーバー、ユーザー名やパスワードなどを正しく入力してください。
Mailオプションの設定
Zoho Maillオプションを設定する際に、顧客メールを他のユーザーと共有（公開）するか、個人で管理（非公開）するかを選択できます。
自分だけで利用
（共有しない） |
このオプションを選択すると、メールが非公開になります。そのため、他のユーザーは、あなたのリードや連絡先から受信したメールを閲覧できません。
■対象のユーザー
CEO、管理職のメンバーなど。機密な情報を保持できます。
■可能な操作
- 「公開」に設定している他のユーザーのメールを見ることができます。
- 「公開」に設定している他のユーザーのメールに返信することができます。
- 他のユーザーは、あなたがZoho Mailから送信したメールを閲覧できません。
- 他のユーザーは、あなたが受信したメールを閲覧できません。
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自分が所属する組織に共有
（顧客単位で共有） |
このオプションを選択すると、特定のリード/連絡先とのメールのみを共有できます。そのため、他のユーザーはメールの共有にチェックの入った顧客のメールのみ閲覧できます。
■対象のユーザー
営業担当者や、日々の顧客とのやり取りにおける責任者である営業マネージャーなど。
■可能な操作
- 「公開」に設定されている他のユーザーのメールを見ることができます。
- 「公開」に設定されている他のユーザーのメールに返信することができます。
- 他のユーザーは、あなたがZoho Mailから送信したメールを閲覧できます。（メールの共有にチェックの入ったメールのみ）
- 他のユーザーは、あなたが受信したメールを閲覧できます。（メールの共有にチェックの入ったメールのみ）
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自分が所属する組織に共有
（すべて共有） |
このオプションを選択すると、すべてのリードと連絡先のメールが公開されます。そのため、他のユーザーは、あなたが受信したメール全てを閲覧できます。（※「メールの共有」のチェックボックスは表示されません）
■対象のユーザー
営業担当者や、日々の顧客とのやり取りにおける責任者である営業マネージャーなど。
■可能な操作
- 「公開」に設定されている他のユーザーのメールを見ることができます。
- 「公開」に設定されている他のユーザーのメールに返信することができます。
- 他のユーザーは、あなたがZoho Mailから送信したメールを閲覧できます。
- 他のユーザーは、あなたが受信したメールを閲覧できます。
■どうやって同僚や特定のドメインの顧客とのメール共有を制限することができますか？
除外するドメインを設定することで、会社のドメインや、特定の顧客のドメインに対しては、メールの閲覧を制限できます。同僚との個人的なやり取りを公開しないためにも、会社のドメインや、特定の顧客のドメインなどをここで設定しておくと、対象のメールは公開されません。
■完全公開がデフォルトでないのはなぜですか？
顧客とのメールのやり取りのプライバシーを守るためです。
たとえば、最近あなたの組織で営業マネージャーになった佐藤さんが、CRMの連絡先としてCEOのメールアドレスを追加しました。 別の営業マネージャーである鈴木さんは、佐藤さんとCEOの間の会話を閲覧できることになります。
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すべてのメールを非公開にするには
- Zoho CRMにサインインしてください。
- 設定 > オプション > Zoho Mailオプション をクリックしてください。
- Zoho CRM内でメール共有するメールボックスを選択してください。
- メールのデータの共有方法の選択で、「ユーザ名」のメールを共有しないを選択してください。
- 保存をクリックしてください。
選択したリード/連絡先とのメールのみ共有するには
- Zoho CRMにサインインしてください。
- 設定 > オプション > Zoho Mailオプション をクリックしてください。
- Zoho CRM内でメール共有するメールボックスを選択してください。
- メールのデータの共有方法の選択で、「ユーザ名」のメールの共有を顧客ごとに設定を選択してください。
- 保存をクリックしてください。
ここの顧客のページに、「メールの共有」チェックボックスが表示されるようになります。チェックの入っている顧客とのメールのみ、他のユーザーに共有されます。
すべてのメールを共有するには
- Zoho CRMにサインインしてください。
- 設定 > オプション > Zoho Mailオプション をクリックしてください。
- Zoho CRM内でメール共有するメールボックスを選択してください。
- メールのデータの共有方法の選択で、「ユーザ名」のメールをすべて共有 を選択してください。
- 共有対象から除外するドメインを入力してください。最大5件まで設定できます。
- 保存をクリックしてください。
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